Een factuur maken: wat staat erop?
Een factuur maken is niet moeilijk als je eenmaal weet wat erop moet staan. De Belastingdienst stelt eisen waaraan een factuur moet voldoen. Als (beginnende) zzp’er is het belangrijk om voor het versturen van een eerste factuur deze eisen goed door te nemen.
Uiteindelijk heb je de keuze om zelf het uiterlijk van je factuur te maken, of gebruik te maken van het format van bijvoorbeeld, een boekhoudpakket. Bij ToPay kun je al in de gratis optie onbeperkt facturen aanmaken en versturen. Kijk hier hoe het werkt.
Een factuur maken: Dit moet erop staan
Wil je zelf een factuur maken? Dan hebben we hieronder alle door de Belastingdienst gestelde eisen voor je op een rijtje gezet:
| NAW | Je eigen bedrijfsnaam + volledig adres Bedrijfsnaam van je klant + volledig adres. |
| Btw-identificatienummer | Je eigen btw-nummer Het btw-nummer van je klant is optioneel. |
| KVK nummer | Je eigen KVK nummer. |
| Datum | Vermeld de datum waarop de factuur is uitgereikt. |
| Factuurnummer | Gebruik per factuur een uniek en opvolgend nummer. |
| Optie: goederen | Als je goederen levert, zet je op de factuur welke goederen dat zijn + het aantal. |
| Optie: diensten | Als je dienstverlening levert, zet je op de factuur een beschrijving van de dienstverlening + de omvang op de factuur. |
| Bedrag in Euro’s | Je geeft het bedrag voor de geleverde goederen/dienstverlening per eenheid aan excl. de btw. |
| Btw | Je vermeldt voor alle goederen/diensten het geldende btw tarief (in percentages) + het btw bedrag (in Euro’s). |
| Totaal | Je vermeldt het totale bedrag duidelijk op de factuur. |
| Betaalgegevens | Je vermeldt je bankrekeningnummer en de betaaltermijn. |
Wat is een pro forma factuur en waar moet je op letten?
Pro forma betekent ‘voor de vorm’. Een pro forma factuur stuur je wanneer je een klant wilt informeren over de te verwachten kosten die of wanneer je een vooruitbetaling wilt vragen. Een pro forma factuur maken lijkt grotendeels op het maken van een factuur voor diensten of goederen. Toch zijn er een aantal belangrijke verschillen. Zo moet je op een pro forma factuur duidelijk vermelden dat het om een pro forma factuur gaat. Nummering is bij een pro forma factuur niet noodzakelijk.
Wat is een self-billing factuur en waar moet je op letten?
Bij een self-billing factuur maak je de factuur niet zelf, maar doet je opdrachtgever dat. Een self-billing factuur moet voldoen aan alle wettelijke regels, en daarnaast moet erop vermeld staan dat de ‘factuur is uitgereikt door de afnemer’. Een self-billing factuur wordt ook wel eens reversed-billing genoemd.
Bij een self-billing factuur heb je vooraf afspraken gemaakt met de afnemer. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de factuur. Wanneer je fouten ontdekt meld je deze ook zo snel mogelijk bij je opdrachtgever.
Hoe bewaar je een factuur?
Het is belangrijk om alle facturen in een geordende administratie te bewaren. Je bewaart de facturen in de vorm waarin je ze hebt ontvangen of verstuurd.
Omdat de Belastingdienst de administratie kan opvragen, moet je de stukken minimaal 7 jaar bewaren. Na 7 jaar mag je de facturen vernietigen. Let op! Het gaat om persoonlijke informatie, dus de facturen moeten in de papierversnipperaar.
Factuur maken uitbesteden
Het maken van een factuur is geen rocket science. Toch ben je er wel even mee bezig en kan het tijdsintensief zijn om ervoor te zorgen dat je niets vergeet.
Wanneer je wilt kiezen voor de eenvoudige weg, kun je je ook aansluiten bij een boekhoudprogramma. Bij ToPay maak je de facturen al vanaf een gratis instapplan kosteloos en onbeperkt aan en verstuur je deze naar de klant.
