Vraag je je af of voor jou als zelfstandige zonder personeel (zzp’er) de btw van eten en drinken aftrekbaar is van de belasting? Je bent niet de enige! Vaak ontvangen we deze vraag van onze klanten. Het antwoord op deze vraag hangt af van je specifieke situatie. In dit artikel gaan we in op de regels en uitzonderingen die van toepassing zijn op de meest voorkomende situaties.
Over het algemeen geldt dat de btw van eten en drinken niet standaard aftrekbaar is – iedereen moet immers eten en drinken. Wanneer er sprake is van een zakelijk karakter van de maaltijd, kunnen de regels veranderen. Lees hieronder een aantal veel voorkomende situaties.
Btw van een zakelijke lunch of diner
Zoals eerder vermeld, is het een feit dat iedereen moet eten en drinken. Daarom is de dagelijkse lunch met je collega’s is niet aftrekbaar.
Een zakelijke lunch of diner met een klant kun je daarentegen vaak gedeeltelijk aftrekken. Je moet het zakelijke karakter van de afspraak wel kunnen aantonen. Dit doe je bijvoorbeeld door de (bedrijfs)naam van de klant op je bon te vermelden.
Soms moet je als zzp’er lange dagen maken en ben je hierdoor genoodzaakt om buitenshuis te eten. Als je tussen 17:00 en 20:00 aan het werk bent en niet thuis kunt eten, kun je de btw van je maaltijd gedeeltelijk aftrekken.
Dan blijft nog de vraag hoeveel je van de belasting mag aftrekken. Voor beide bovenstaande situaties geldt het volgende:
Als de maaltijd in een horeca of cateringgelegenheid genuttigd wordt dan mag je de btw niet terugvragen. Je kunt echter wel 80% van de kosten (inclusief btw) aftrekken.
Als de maaltijd op kantoor of buiten wordt genuttigd dan mag je de btw én 80% van de kosten exclusief btw van de inkomstenbelasting aftrekken. Kies je dus voor afhalen, dan mag je de btw aftrekken.
Hieronder lees je twee voorbeelden om het bovenstaande te verduidelijken:
Voorbeeld: Stel je ben op pad naar een klant. Het wordt laat. Om 18 uur heb je honger en besluit je om een hapje te eten. Je stopt onderweg bij een wegrestaurant en bestelt de daghap en een flesje water voor in totaal €23,81 + €2,14 btw. Je nuttigt je maaltijd in het restaurant. Is de btw van eten en drinken aftrekbaar in dit voorbeeld?
Antwoord: Je mag van deze kosten 80% van het aankoopbedrag exclusief de btw aftrekken. Bij een bedrag van 23,81€ zou je dus €19,05 kunnen aftrekken van de belasting.
Voorbeeld: Stel je gaat naar hetzelfde wegrestaurant en bestelt dezelfde maaltijd maar deze keer besluit je om je maaltijd onderweg en dus niet in het restaurant te nuttigen.Is de btw van eten en drinken aftrekbaar?
Antwoord: Je nuttigt de maaltijd niet in een horecagelegenheid. Daarom mag je in dit voorbeeld 80% van het bedrag én de btw aftrekken van de belasting. In ons voorbeeld maakt dat €19,05 + €2,14 btw.
Btw van eten en drinken aftrekbaar voor workshops of cursussen
Is de btw van eten en drinken aftrekbaar wanneer het gaat om een cursus of workshop? De regels voor wat je van de belasting mag aftrekken veranderen weer wanneer we het hebben over kosten die je maakt voor versnaperingen tijdens een workshop of cursus – mits deze onderdeel zijn van de kostprijs van je dienst. Als er voor de deelnemers een broodje en een kopje soep voor de lunch klaarstaan en dit onderdeel is van de door je bedrijf georganiseerde cursus/workshop dan zijn de kosten én de btw voor 100% aftrekbaar.
De voordelen van ToPay
De fiscale wetgeving kent veel regels en uitzonderingen. Naast de vraag of de btw van eten en drinken aftrekbaar is, zijn er nog talrijke andere manieren waarmee je belasting kunt besparen.
Het is normaal dat je als zzp’er soms door de bomen het bos niet ziet. Voor je boekhouding is het belangrijk dat je inkomsten en kosten kloppen en de kosten onder het juiste grootboek worden geboekt. Dat kan je op jaarbasis snel honderden Euro’s schelen.
Gelukkig werken bij ToPay boekhouders die zich gespecialiseerd hebben in de administratie van de zzp’er. Wil je weten hoe het werkt? Als klant van ToPay boek je je kosten en wij zorgen ervoor dat het goed in je administratie komt. Wij reserveren je btw voor je en betalen aan het eind van de rit de Belastingdienst vanuit de reserveringen. Op deze maken wij jouw boekhouding zóveel makkelijker en houd je tijd over voor datgene waar je goed in bent: je werk.
